MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:
- Tratamiento de No Conformidades
- Auditoría Interna
- Cómo plantear y resolver problemas
- Sistema de Mejora
- Control de la documentación.
MANUAL DE FUNCIONES
Es un instrumento de trabajo que
contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus
actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir
en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia
mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa
ya que estos podrán tomar las decisiones
más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo
con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos
conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben
ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique
cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el
período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los
informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la
gestión.
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